Las juntas corporativas son una herramienta esencial para el trabajo en equipo, la comunicación y la toma de decisiones. Toda empresa necesita contar con reuniones efectivas que brinden valor y crecimiento a sus proyectos.
Sin embargo, muchas veces se convierten en una pérdida de tiempo y energía debido a una mala planificación, ejecución y seguimiento. Para evitar esto, es necesario aplicar estrategias para optimizar el rendimiento de las reuniones.
Limitarse a los temas del orden del día
Hay que ser estricto en cuanto a los temas a tratar. Si una junta se ha convocado para tratar los temas A, B y C, en ella no se hablará nada más que de estos. Si se permite introducir nuevos temas se acabará perdiendo el foco y el evento se prolongará más de lo deseable.
Hay que nombrar a un moderador
El moderador se va a encargar de repartir los turnos de palabra, garantizando que todos puedan hacer aportaciones y nadie monopolice la conversación.
Invite a un número limitado de participantes
Se recomienda encarecidamente organizar reuniones de trabajo sólo cuando sea estrictamente necesario. Y lo que es más importante, es crucial invitar sólo a las personas a las que concierne el tema de la reunión.
Buscar y reservar una sala de reuniones
Si dispone de salas de reuniones en los locales de su empresa, reserve la sala del tamaño adecuado en el momento oportuno. Si no hay ninguna disponible, o si sus instalaciones no disponen de salas de reuniones, le invitamos a consultar nuestras salas de reuniones, seminarios y conferencias.
Sea puntual
Para organizar una reunión profesional digna de ese nombre, tendrás que empezar y terminar puntualmente. Como moderador, es usted quien marca la pauta. Así que tendrás que dar ejemplo siendo puntual. A medida que avance la reunión, tendrás que establecer las normas a seguir.
Si necesitas recabar las opiniones de todos los participantes en una reunión virtual, por ejemplo, puedes organizar una encuesta a través de Google Meet, retransmitirla y moderarla en directo. Para que este proceso funcione, asegúrate de que todos los participantes saben cómo acceder a la votación.
Permita que todos participen, en el momento adecuado
La reunión es un proceso de colaboración. Todos tienen que poder compartir sus ideas y puntos de vista, tanto si se trata de tomar decisiones colectivas como de resolver problemas. Como dice el refrán, “dos opiniones son mejor que una”. Pero ¡cuidado! También aquí hay que establecer reglas. Hay que escuchar y comprender a todo el mundo para que la reunión sea realmente eficaz. Y a veces, el objetivo de la reunión no requiere necesariamente la participación activa de los asistentes. Para una sesión de formación o una presentación de producto, por ejemplo, el tiempo puede ser limitado. Si prefieres continuar y responder a las preguntas al final de la reunión, ¡que así sea! Tendrá que informar a los participantes de que se reservará un espacio de tiempo de 10-15 minutos para las preguntas y respuestas al final de la reunión, y que en ese momento podrán hacer las preguntas que deseen.